makalah mengenai peralatan dan perlengkapan arsip

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.            Latar Belakang

 Kegiatan administrasi selalu ada di semua ruang lingkup kerja atau kegiatan. Administrasi indentik dengan persuratan atau ketataussahaan. Kegiatan ketatausahaan antara lain terdiri dari kegiatan pencatatan, menghitung, mengetik, mengarsip, dan sebagainya.

Kegiatan tersebut hampir seluruhnya menggunakan bahan berupa kertas, sehingga produk dari kegiatan administrasi berupa lembaran kertas yang berisi informasi. Surat-surat dan informasi tersebut tidak boleh hilang. Kehilangan berarti kerugian. Disinilah pentingnya salah satu kegiatan dalam bidang admnistrasi atau ketatausahaan, yaitu mengelola arsip

Data atau arsip-asrip yang dimiliki perusahaan merupakan dokumen yang menjadi kekayaan perusahaan. Karena itu, arisp-arsip tersebut harus dijaga dan dilindungi secara baik oleh perusahaan. Tujuan penyelengaraan kearsipan, adalah  Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman, Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat, untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang dibutuhkan  serta untuk menghemat tempat penyimpanan, dan untuk menjaga kerahasiaan arsip.  Maksud dan tujuan dalam rangka menyelamatkan arsip yang berisi informasi penting dan merupakan bukti pertanggungjawaban yang autentik, baik dari fisik maupun isinya, maka arsip-arsip tersebut haruslah disimpan dengan baik menggunakan suatu system yang memudahkan dalam menyimpan dan menemukan kembali. Kegiatan penyimpanan tersebut membutuhkan perlengkapan dan peralatan arsip yang cukup dari segi jumlah kualitas yang baik pula. Hal ini penting agar arsip-arsip tersebut terlindungi dari bahaya yang dapat menyebabkan terjadinya kerusakan arsip, seperti bahaya banjir, kebakaran, pencurian, dan sebagainya. Disetiap kantor tentu saja perlengkapan dan peralatan yang digunakan bermacam-macam. Semakin besar kantor dan arsip yang dikelola, maka semakin banyak dan beragam pula perlalatan yang digunakan. Pekerjaan mengarsip merupakan bagian dari pekerjaan yang ada dalam bidang admnistrasi / ketata ushaan, sehingga peralatan yang digunakan dibidang kearsipan juga sebagian besar sama dengan yang digunakan dalam bidang ketata usahaan. Dalam hal ini adalah peralatan yang pada umumnya digunakan untuk kegiatan penyimpanan surat atau berkas-berkas (arsip). Keberhasilan dari kegiatan manajemen kearsipan adalah juga secara langsung dipengaruhi oleh peralatan yang dipergunakan untuk menyimpan arsip dan efisiensi pemakaian peralatan tersebut.

1.2.            Rumusan Masalah

1.   Apakah yang dimaksud dengan kearsipan dan peranan penting kearsipan?

2.   Apa saja alat-alat kearsipan?

3.   Apa saja alat penunjang kearsipan?

1.3.            Tujuan Penulisan

1.      Pembaca bisa mengetahui defenisi kearsipan.

2.      Pembaca bisa mengetahui peralatan dan perlengkapan yang digunakan dalam kearsipan.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1.            Pengertian Kearsipan

Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Kearsiapan  memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.

2.2.            Pengertian Peralatan

Kearsipan Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan. Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahun-tahun) karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti logam, kayu, aluminium, besi, plastik, dan sebagainya. Fungsi peralatan kearsipan antara lain:

1)                  Sebagai sarana penyimpanan arsip

2)                  Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan dibidang kearsipan

3)                  Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama. 

Jenis-Jenis Peralatan Kearsipan Beberapa perlengkapan kearsipan :

1.                  Filing Cabinet

Yaitu lemari arsip yang terdiri dari laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak di gunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang di susun berdiri tegak lurus (vertikal) berderet kebelakang. Filling Cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif. Sebelum arsip di simpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut di masukan ke dalam folder atau folder gantung (hanging folder). penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena di perlukan ruang longgar untuk memudahkan dalam memasukan dan mengeluarkan arsip ke dan dari laci. Penyimpanan arsip yang terlalu padat di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Dengan demikian, sebaiknya arsip yang disimpan tidak lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50 folder dan guide 20-40 lembar . Dalam laci filling cabinet di lengkapi dengan sepasang gawang yang di pasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkut hanging folder. Filling cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, tetapi yang paling banyak adalah dari logam, karena lebih kuat.

2.                  Lemari Arsip

Adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang di lengkapi dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau menggunakan kaca. Penyusunan arsip dapat di lakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan kedalam ordner atau dengan cara di tumpuk mendatar (horizontal) dengan terlebih dahulu arsip di masukkan ke map.

3.                  Rak Arsip

Adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang di susun secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang ada di dalam nya. Rak arsip dapat di buat dari kayu atau besi.

4.                  Map Arsip

                         (a) Stop map                                                (b) Hanging map

Adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup. Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut. (a) Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun pentup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel atau diikat dengan menggunakan tali. (b) Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada didalamnya menggunakan penjepit. Arsip yang disimpan pada umumnya yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator. (c) Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini funginya untukmenyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secra vertikal. Map ini mempunyai tab (bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut. (d) Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung inidipasang pada gawang yang ada di filling cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.

5.                  Guide

Yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari dua bagian, yaitu sebagai berikut : a. Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau index (pengelompokan) arsip. b. Badan Guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakang nya. Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner atau map snelhecter. Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai dengan ukuran arsip yang di simpan, tetapi jika arsip ukuran nya kecil maka guide juga kecil. Posisi tab guide dapat di atur penempatan nya, yaitu sebagai berikut. a. Guide pertama, yaitu Tab Guide terletak pada posisis atas sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama ( main subject ). b. Guide kedua, yaitu Tab Guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder ( sub subject ). c. Guide ketiga, yaitu Tab Guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier ( sub sub subject ) atau untuk yang lebih kusus lagi.

6.                  Ordner

Adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang didalam nya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan di simpan didalam ordner terlebih dahulu di lubangi dengan menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat tebak sehingga cukup kuat jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip surat.

7.                  Stapler

Adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler digerakkan dengan menggunakan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, sserta baru berfungsi apabila diisi dengan staples. Stapler dan staples terbuat dari bahan logam yang cukup kuat. Jangan memasukkan isi staples melebihi kemampuannya, supaya daya lentur per tetap kuat. Jika terjadi kemacetan dibagian mulut, uasahakan tidak memukul-mukulkan stapler. Stapler sangat populer sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasal dari suara yang dikeluarkan alat ini, seperti jekrekan, jepretan, dan cekrekan. Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi : a. Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas. b. Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas. c. Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas.

8.                  Perforator

Adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. perforator dibedakan antara lain sebagai berikut. a. Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain. b. Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snelhecter atau ordner c. Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam ordner. Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya mekanis. Perforator mebuat lubang dengan diameter 5mm. Perforator terbut dari logam. Cara menggunakan perforator adalah sebagai berikut. (a) Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimum 10 lembar. Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan. (b) Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi tengah sampai tepi kertas menyentuh batas tepi perforator. (c) Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang.

9.                  Numerator

Adalah alat unuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan sebagi berikut. (a) Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit. (b) Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdir lebih dari 6 digit. Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponennya mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secaraa otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numerator harus disimpan di tempat tertutup dan kering. Adapun cara kerja numerator sebagai berikut. (a) Beri tinta pada bantalan huruf. (b) Atur nomor awal. (c) Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator.

10.              Kotak/Box

            Adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif.Biasanya terbuat dari karton yang tebal.Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder.Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip(lateral berderet ke samping).

11.              Label

Adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map /folder yang biasanya diletakan pada tab dari sebuah folder/guide.Label terbuat dari bahan kertas dengan berbagai ukuran dan mempunyai perekat pada bagian belakang,sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan label pada tempat yang di inginkan.

12.              Cabinet Cardex (Card Index)

Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu index dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditari keluar memanjang. Di dalam Cardex terdapat smacam kantung plastik tempat menyimpan kartu index. Alat ini terbuat dari bahan besi baja. Rak/laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak,untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat di sesuaikan dengan kebutuhan.

13.              Khusus Alat penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk yang khusus seperti flasdisk, CD (Compact Disk), kaset, dan sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk dan desain,karena sangat tergantung dari perkembangan kemajuan teknologi. Sebelum ada flasdisk ,untuk menyimpan data elektronik digunakan discat.Alat ini dapat terbuat dari logam dan plastik. Alat-alat tersebut diatas sangat memungkinkan untuk mengalami perkembangan,desain maupun jenisnya,karena mengikuti perkembangan teknologi yang juga semakin berkembang.

Jenis-Jenis Perlengkapan Kearsipan Beberapa perlengkapan kearsipan, antara lain sebagai berikut :

1.                  Kartu Indeks

Adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang disimpan ,gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm. Kartu indeks mencatat informasi tentang : (a) Judul/nama surat (b) Nomor surat (c) Hal surat (d) Tanggal surat (e) Kode surat         (f) Kode kartu indeks, Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan system penyimpanan subjek, tanggal, wilayah dan nomor. Kartu indeks tidak digunakan jika asrip/dokumen dengan menggunakan system abjad. Hal ini disebabkan kartu indeks dibuat untuk membantu menemukan arsip apabila petugas atau si peminjam lupa tentang judul/caption/kode dari surat yang akan dipinjam. Seseorang biasanya lebih mudah mengingat nama orang/perusahaan. Oleh karena itu, kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama orang/perusahaan sehingga susunannya diurutkan secara lafabetis. Misalkan suatu arsip disimpan dengan menggunakan system masalah/subjek. Sebelum arsip tersebut disimpan, terlebih dahulu dibuat kartu indeks. Untuk mencari ditempat penyimpanan, tetapi jika tidak mengetahui (tidak ingat), maka sebelum mencari surat di tempat penyimanannya, terlebih dahulu mencari kartu indeks pada laci kardex untuk mengetahui lokasi penyimpanan arsip tersebut.

2.                  Kartu Tunjuk Silang

Salah satu cara yang dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang. Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukkan tempat (map) dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukkan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12,5cm x 7,5cm. Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk disilangnya,tetapi hanya arsip tertentu saja yang memang benar-benar perlu dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Hal ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang berarti menambah beban kerja,waktu dan peralatan. Disamping itu, penggunaan kartu tunjuk silang yang berlebihan justru menambah keruwetan penyimpanan. Beberapa criteria dari suatu arsip yang peru dibuatkan kartu tunjuk silangnya antara lain sebagai berikut : (a) Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu judul/captiom/nama. Contoh : • Abdurrahman Wahid sering dipanggil dengan nama Gus Dur. Kedua nama tersebut sama-sama popular, maka dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya. (b) Jika surat/arsip yang disimpan pada filling cabinet mempunyai lampiran dokumen lain yang ukurannya besar dan tidak memungkinkan untuk disimpan pada laci filling cabinet misalnya berupa peta, gambar, maka hal demikian dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Penyimpanan kartu tunjuk silang dapat dilakukan dengan 2 cara, antara lain sebagai berikut : (a) Disimpan dengan menggunakan tempat tersendiri seperti kotak, disusun secara alfabetis. Hal ini dilakukan jika kartu tunjuk silang jumlahnya banyak. (b) Disimpan dibagian paling belakang laci filiing cabinet, dibelakang guide PS (Petunjuk Silang). Ini dilakukan jika kartu tunjuk silangnya sedikit.

3.                  Lembar Pinjam Arsip (out slip)

Lembar pinjam arsip (out slip) adalah lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Adapun kegunaan dari lembar pinjam arsip, antara lain sebagai berikut : (a) Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip. (b) Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam. (c) Sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam. (d) Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan. (e) Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip. Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, antara lain sebagai berikut : (a) Lembar ke-1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam, sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam. (b) Lembar ke-2 untuk peminjaman arsip sebagai bukti peminjaman. (c) Lembar ke-3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan.

4.                  Map Pengganti (out folder)

Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat , tetapi satu map yang berisikan seluruh surat-surat , maka perlu dibuat satu map penggati (out folder) dan menempatkannnya ditempat map yang dipinjam.

5.                  Buku Arsip

Adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan arsip.

BAB III

PENUTUP

3.1.       Kesimpulan

 Penyelengaraan kegiatan kearsipan suatu kantor tidak akan berjalan dengan baik apabila tidak didukung oleh sarana yang memadai. Sarana penataan arsip adalah peralatan/perlengkapan yang dipergunakan dalam menata/meyimpan arsip. Dalam pengadaan sarana penataan arsip, hendaklah diperhatikan benar bahwa peralatan yang dipilih dapat memenuhi kebutuhan yang diinginkan. Setiap perusahaan yang baik selalu memperhatikan kerapihan arsip , sebagai asset perusahaan. Data atau arsip-asrip yang dimiliki perusahaan merupakan dokumen yang menjadi kekayaan perusahaan. Karena itu, arisp-arsip tersebut harus dijaga dan dilindungi secara baik oleh perusahaan. Arsip-arsip tersebut haruslah disimpan dengan baik menggunakan suatu system yang memudahkan dalam menyimpan dan menemukan kembali. Kegiatan penyimpanan tersebut membutuhkan perlengkapan dan peralatan arsip yang cukup dari segi jumlah kualitas yang baik pula. Hal ini penting agar arsip-arsip tersebut terlindungi dari bahaya yang dapat menyebabkan terjadinya kerusakan arsip, seperti bahaya banjir, kebakaran, pencurian, dan sebagainya.

3.2.      Saran

Dalam memilih bahan dan alat kearsipan harus memenuhi kriteria sebagai berikut : (a) Sesuai dengan ruang lingkup organisasi (b) Sesuai dengan luas ruangan yang tersedia (c) Sesuai dengan bentuk dan ukuran arsip (d) Dapat menjamin keselamatan fisik arsip. Disetiap kantor tentu saja perlengkapan dan peralatan yang digunakan bermacam-macam sehingga semakin besar kantor dan arsip yang dikelola, maka semakin banyak dan beragam pula peralatan yang digunakan.

DAFTAR PUSTAKA

Mulyani, Sri. 2006. Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan. Jakarta : Erlangga.

Dewi, Irra Chrisyanti. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Prestasi Pustakaraya. 2011

Wursanto, IG.  Kearsipan 1. Yogyakarta: KANISIUS. 1991

Maulana, M.N. Administrasi Kearsipan. Jakarta: Bhratara. 1974

Share this post