pengertian pengawasan administrasi perkantoran menurut para ahli dan tugas-tugas pengawasan

PENGAWASAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

1.                   Pengertian Pengawasan

Secara Filosofis pengawasan (controlling) yaitu psoses pengamatan pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.

Pengawasan bisa didefinisikan sebagai suatu usaha sistematis oleh manajemen bisnis untuk membandingkan kinerja standar, rencana, atau tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu untuk menentukan apakah kinerja sejalan dengan standar tersebut dan untuk mengambil tindakan penyembuhan yang diperlukan untuk melihat bahwa sumber daya manusia digunakan dengan seefektif dan seefisien mungkin didalam mencapai tujuan.

2.                  Pengertian Pengawasan Menurut Para Ahli

George R. Tery (2006:395) mengartikan pengawasan sebagai mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tindakan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.      
            Robbin (dalam Sugandha, 1999 : 150) menyatakan pengawasan itu merupakan suatu proses aktivitas yang sangat mendasar, sehingga membutuhkan seorang manajer untuk menjalankan tugas dan pekerjaan organisasi.  
            Kertonegoro (1998 : 163) menyatakan pengawasan itu adalah proses melalui manajer berusaha memperoleh kayakinan bahwa kegiatan yang dilakukan sesuai dengan perencanaannya.    
            Terry (dalam Sujamto, 1986 : 17) menyatakan Pengawasan adalah untuk menentukan apa yang telah dicapai, mengadakan evaluasi atasannya, dan mengambil tindakan-tidakan korektif bila diperlukan untuk menjamin agar hasilnya sesuai dengan rencana.          
            Dale (dalam Winardi, 2000:224) dikatakan bahwa pengawasan tidak hanya melihat sesuatu dengan seksama dan melaporkan hasil kegiatan mengawasi, tetapi juga mengandung arti memperbaiki dan meluruskannya sehingga mencapai tujuan yang sesuai dengan apa yang direncanakan.
            Admosudirdjo (dalam Febriani, 2005:11) mengatakan bahwa pada pokoknya pengawasan adalah keseluruhan daripada kegiatan yang membandingkan atau mengukur apa yang sedang atau sudah dilaksanakan dengan kriteria, norma-norma, standar atau rencana-rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.   
            Siagian (1990:107) menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan pengawasan adalah proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar supaya semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.           

Dari banyaknya definisi-definisi tersebut dapat dirangkumkan bahwa pengawasan administrasi perkantoran merupakan keseluruhan aktivitas mengawasi, memeriksa, mencocokkan, dan mengendalikan segenap kegiatan aktivitas yang dilakukan pegawai administrasi agar berlangsung sesuai rencana yang ditetapkan dan hasil yang dikehendaki.
Selain itu, kegiatan pengawasan ini juga dapat digunakan untuk memfasilitasi bagaimana melakukan perbaikan terhadap hal tersebut.

3.                  Tujuan Pengawasan Kantor

1.      Meningkatkan kinerja organisasi secara kontinu, karena kondisi persaingan usaha yang semakin tinggi menuntut organisasi untuk setiap saat mengawasi kinerjanya;

2.      Meningkatkan efisiensi dan keuntungan bagi organisasi dengan menghilangkan pekerjaan yang tidak perlu atau mengurangi penyalahgunaan alat atau bahan;

3.      Menilai derajat pencapaian rencana kerja dengan hasil akurat yang dicapai, dan dapat dipakai sebagai dasar pemberian kompensasi bagi seorang pegawai;

4.      Mengkoordinasikan beberapa elemen tugas atau program yang dijalankan;

5.      Meningkatkan keterkaitan terhadap tujuan organisasi agar tercapai.

4.                  Manfaat Pengawasan Perkantoran

1.      Membantu memaksimalkan keuntungan yang akan diperoleh organisasi;

2.      Membantu pegawai dalam meningkatkan produktivitas karena kesadaran akan kualitas dan kuantitas output yang dibutuhkan;

3.      Menyediakan alat ukur produktivitas pegawai atau aktivitas yang objektif bagi organisasi;

4.      Mengidentifikasikan beberapa hal yang membuat rencana tidak sesuai dengan hasil aktual yang dicapai, dan memfasilitasi pemodifikasiannya;

5.      Membantu pencapaian kerja sesuai tingkat atau deadline yang ditetapkan.

5.                  Unsur-Unsur Dalam Pengawasan

1.      Faktor-faktor yang diawasi, Sebelum pengawasan dilakukan seyogyanya stakeholders internal diberikan pemahaman tentang faktor-faktor apa saja yang akan di awasi. Tentu saja, pengawasan terhadap faktor yang tidak terlalu penting akan mengakibatkan waktu dan tenaga terbuang sia – sia.

2.      Identifikasi hasil yang diharapkan, Identifikasi parameter yang kurang jelas mengenai hasil yang diinginkan dari aktivitas pekerjaan yang dilakukan membuat pengawasan tidak akan berjalan dengan efektif. Untuk itulah, keterlibatan semua pihak (termasuk pihak yang akan di awasi) mutlak perlu dilakukan, bila perlu organisasi dapat mengundang konsultan untuk menentukan alat ukur yang akan digunakan.

3.      Pengukuran kinerja, Sebelum hasil aktual dan hasil yang di inginkan dibandingkan, hasil aktual harus di ukur. Dalam beberapa hal, pengukuran ini juga menjelaskan output kuantitas. Dalam organisasi yang menerapkan konsep TQM, pengukuran lebih ditekankan pada seberapa baik pelanggan dilayani oleh organisasi.

4.      Aplikasi tindakan pembenahan, Apabila hasil aktual kurang dari hasil yang diharapkan, perlu dilakukan tindakan koreksi untuk memperkecil gap yang terjadi dengan mengimplementasikan hal yang di anggap perlu. Misalnya, dalam pemenuhan order pembelian yang akan terealisasi maksimal 3 hari setelah order dilakukan tetapi ketika sudah waktunya belum tercapai, ternyata fasilitas komunikasi antara divisi administrasi penjualan dengan gudang tidak difasilitasi dengan alat komunikasi yang memadai, sehigga perlu ditunjang dengan alat komunikasi yang representatif.

6.         Proses Pengawasan

Berdasarkan pendapat Cascio (2003), ada 3 proses yang harus dilakukan dalam mengontrol/mengawasi pekerjaan kantor:

1.      Mendefinisikan parameter pekerjaan yang akan di awasi. Hal ini akan membantu pegawai untuk mengetahui kinerja yang diharapkan terhadap mereka dan secara efektif dapat mencapainya. Manajer dapat melakukannya dengan melakukan hal-hal berikut:

Ø  Penetapan tujuan, dalam beberapa penelitian yang berbeda, tempat maupun budaya menunjukan bahwa tujuan yang telah ditetapkan dapat meningkatkan kinerja pegawai (Matsui, Kakuyama, dan Onglatco, 1987). Peningkatan ini diperoleh karena pegawai cenderung memberikan perhatian lebih dan mendorong mereka untuk mencapainya jika tujuan atau target yang harus dicapai dijelaskan secara detail (Tubbs, 1986), seperti peningkatan kepuasan pelanggan sebesar 10% dalam setahun atau pengurangan biaya telepon sebesar 15% dalam setahun.

Ø  Standar ukuran, merupakan syarat mutlak agar pegawai dapat mencapai kinerja yang diharapkan apabila alat ukurnya ditetapkan secara objektif. Untuk itulah, tujuan hendaknya ditetapkan sedetail mungkin sehingga pengukuran yang objektif dapat dilakukan. Misalnya, Tujuan organisasi “menjadikan organisasi lebih baik” sangat sulit untuk di ukur.

Ø    Pengukuran, merupakan inti dari pengontrolan atau pengawasan kantor. Hendaknya pengukuran ini dilakukan secara reguler, bisa per kuartal maupun semester, untuk menjamin tercapainya tujuan secara konsisten. Apabila penetapan tujuan maupun ukuran telah dilakukan dengan baik, namum proses pengukuran kinerja tidak dilakukan sebagaimana mestinya, maka akan menyebabkan keseluruhan proses pengontrolan tidak berjalan sebagaimana mestinya.

2.      Memfasilitasi kinerja yang hendak dicapai. Apabila proses pertama telah dilakukan, manajer administrasi hendaknya memberikan feedback kepada pegawai mengenai apa yang harus dilakukan untuk meningkatkan kinerja mereka sesuai dengan targert yang ditetapkan. Pemberian umpan balik ini hendaknya diiringi dengan pemberian fasilitas yang memadai bagi karyawan untuk mencapainya. Beberapa hal yang dapat dilakukan antara lain:

Ø  Mengurangi hambatan yang ada, misalnya peralatan kantor yang ada sudah out of date (penggunaan komputer dengan kecepatan processor 486 MHz, sedangkan aplikasi yang dijalankan menuntut penggunaan processor di atas 2 GHz); kurang efisiennya desain tempat kerja, atau bisa juga disebabkan kurang efektifnya desain kerja. Untuk itulah, hendaknya manajer senantiasa mendengarkan pendapat atau keluhan dari bawahan guna mengurangi hambaatan dalam mencapai tujuan.

Ø  Menyediakan sumber daya yang memadai untuk penyelesaian kerja, misalnya sumber daya modal, bahan maupun manusia. Meskipun hambatan telah dikurangi oleh manajer, namun sumber daya yang dapat digunakan sangat terbatas (jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk penyelesaian suatu pekerjaan seharusnya 5 orang, namun hanya tersedia 3 orang), maka tujuan mustahil akan tercapai.

Ø  Memberikan perhatian penuh dalam perekrutan pegawai, hal ini didasari bahwa tujuan hendaknya dicapai pada saat yang tepat, tempat yang sesuai, dan orang yang tepat. Kualifikasi pegawai yang dibutuhkan tidak boleh lebih dan tidak boleh kurang, misalnya pegawai yang direkrut untuk bagian duplikasi (foto kopi) adalah seorang sarjana informatika atau pembuatan sistem administrasi merekrut pegawai yang baru lulus dari sekolah kejuruan. Hendaknya perekrutan juga tidak hanya mendasarkan pada strata pendidikan yang dimiliki pelamar, namun, faktor lain juga dipertimbangkan, seperti pengalaman kerja, kompetensi yang dimiliki, dan seterusnya.

3.      Memotivasi pegawai, yang harus dilakukan oleh seorang manajer untuk agar pegawai senantiasa tertantang untuk mencapai target yang ditetapkan dan secara konsisten serta persisten mencapainya. Beberapa hal yang dapat dilakukan adalah:

Ø  Memberikan imbalan yang dihargai oleh pegawai, pemberian ini harus didiskusikan terlebih dahulu dengan pegawai mengenai hal apa yang penting buat mereka, apakah peningkatan gaji, fasilitas, cuti, pengakuan dan lain-lain. Hasil survei ini akan dijadikan bahan penentuan sistem imbalan bagi pegawai, dan imbalan tersebut dapat menyerap keinginan dari para pegawai;

Ø  Memberikan imbalan secara tepat dalam hal jumlah dan waktunya, apabila pegawai memenuhi target yang ditetapkan, organisasi harus memberikannya secara tepat sesuai dengan yang dituangkan dalam peraturan. Hal ini sangat penting untuk menjaga kredibilitas organisasi di mata pegawai dan memberikan motivasi bagi pegawai untuk selalu mencapai target yang telah ditetapkan.

Ø  Memberikan imbalan secara adil, hal ini penting dilakukan untuk menjaga ketidakpuasan dari masing-masing pihak. Apabila kerja dilakukan secara berkelompok, hendaknya manajer juga mendapatkan input dari masing – masing anggota kelompok mengenai kinerjanya. Masukan ini dapat dijadikan dasar pemberian imbalan yang adil bagi setia anggota kelompok kerja yang dimaksud.

7. Pengawas

Hal utama yang menjadi dasar dalam pemilihan seorang pengawas adalah mempunya kesempatan yang cukup guna mengamati kinerja pegawai dalam periode waktu tertentu. Beberapa orang yang dapat dijadikan penilai menurut Gomez-Mejia, Balkin, dan Cardy (2003) adalah:

1.      Supervisor, yang mempunyai kesempatan lebih banyak dan bertanggung jawab atas kinerja langsung anak buahnya. Hal inilah yang mendasari kontrol dari supervisor banyak dipakai pada setiap organisasi (Becker dan Klimoski, 1989).

2.      Teman sekerja, yang didasari atas kenyataan tidak setiap saat atasan dapat memonitor kinerja anak buahnya, dan yang merasakan baik tidaknya kinerja seorang pegawai adalah teman sekerjanya, terlebih mereka bergabung dalam sebuah tim kerja. Hendaknya penilaian atau kontrol oleh teman kerja bukanlah secara umum, namun hal khusus yang berkaitan dengan kesediaan yang bersangkutan untuk membantu yang lain (McEvoy dan Buller, 1987). Fungsi kontrol ini akan lebih efektif jika organisasi memberikan kesempatan kepada penilai untuk memberikan umpan balik yang bersifat positif dan negatif, mengumpulkan pendapat anggota yang lainm, dan berdiskusi langsung dengan yang bersangkutan, sehingga efektivitas pengawasan akan meningkat (Druskat dan Wolff, 1999).

3.      Bawahan, merupakan salah satu umpan balik dalam proses pengawasan yang sangat baik. Banyak studi yang menemukan bahwa pengawasan yang diberikan oleh bawahan berdampak positif terhadap kinerja atasan (Atwater, Waldman, Atwater, dan cartier (2000), misalnya mengenai efektivitas mereka berkomunikasi dengan bawahan maupun jenis kepemimpinan yang dimiliki, sedikit banyak akan mempengaruhi kinerja pegawai. Untuk itulah, pengawasan yang dilakukan bawahan perlu dipertimbangkan oleh sebuah organisasi.

4.      Menilai diri sendiri, yang bisa dijadikan bahan untuk perbaikan proses kerja sesuai dengan harapan pegawai dan bisa mengurangi sikap defensif mereka dalam proses pengawasan kontrol terhadap diri sendiri ini juga baik sebagai bahan konseling bagi pegawai dalam pengembangan dirinya (Yu dan Murphy, 1993).

5.      Pelanggan, yang cukup penting dalam proses pengawasan bagi pegawai yang berhubungan langsung dengan pelanggan atau konsumen suatu organisasi atau perusahaan. Pengawasan yang dilakukan pelanggan akan menunjukan seberapa puas mereka terhadap layanan yang diberikan, terutama oleh pegawai yang dimaksud. Hal ini juga akan meningkatkan loyalitas pelanggan, karena rasa memiliki terhadap organisasi atau perusahaan tersebut (Ulrich, 1989).

6.      Komputer, merupakan salah satu pengawas terbaru pada perkantoran. Menurut Glover (2000), lebih dari 80% perusahaan di A.S. memonitor penggunaan internet dan email pekerjanya yang menggunakan komputer perusahaan. Hal ini didasari adanya kenyataan bahwa penggunaan internet untuk keperluan pribadi lebih kurang 6 jam dalam seminggu. Komputer juga dapat digunakan untuk mengontrol penyelesaian pekerjaan seorang pegawai dalam penyelesaian dalam transaksi yang menggunakan sistem terintegrasi (Nebeker dan Tatum, 1993), yang membuat manajer bisa menganalisis kemacetan penanganan pelanggan terjadi pada bagian atau pegawai mana, sehingga penanganan bisa cepat dilakukan.

7.      Umpan balik 360 derajat, semakin populer di A.S. di mana sepertiga organisasi atau perusahaan memakainya. Ada alasan bagi popularitas penggunaan pengawasan dari seluruh sisi ini (Waldman dan Atwater, 1993), yaitu penggunaan kontrol dari dimensi yang berbeda dapat menangkap kompleksitas kinerja seorang pegawai, kontrol dari atasan akan semakin kuat apabila semua pihak menyatakan hal yang sama dan yang bersangkutan akan lebih menyadari kondisi kinerjanya sekarang dan sebagainya.

8.                  Tugas Pengawasan Kantor

1.      Tugas Pokok

Ø  Memberikan instruksi untuk melaksanakan pekerjaan.

Ø  Mengawasi pegawai-pegawai untuk mengetahui apakah pekerjaan telah dilaksanakan

Ø  Melatih pegawai-pegawai untuk melaksanakn pekerjaan

Ø  Memelihara hubungan antar manusia yang baik dengan para pegawai

2.      Dalam hubungannya dengan pekerjaan

Ø  Mengusahakan agar pekerjaan dapat diselesaikan tepat pada waktunya

Ø  Menjamin adanya ketelitian

Ø  Mengkoordinasikan pekerjaan dengan seksi-seksi atau bagian-bagian lain

Ø  Membagi pekerjaan secara adil

Ø  Mengembangkan metode-metode baru untuk melaksanakan pekerjaan

3.      Dalam hubungannya dengan orang-orang bawahan

Ø  Melatih orang-orang bawahan

Ø  Mengembangkan latihan magang

Ø  Medelegasikan tanggung jawab

Ø  Mendamaikan perselisihan-perselisihan perseorangan

Ø  Memberi hutang, apabila perlu

Ø  Memelihara disiplin, memberi celaan apabila perlu

         

4.      Dalam hubungannya dengan para atasan dan teman-teman sekerja

Ø  Menerima tanggung jawab atas pekerjaan kantor

Ø  Bekerja sama dengan pengawas-pengawas lainnya

Ø  Mengizinkan dan mendorong pertukaran pegawai.

Ø  Melaksanakna kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan

9.                  Pengawasan Kualitas

Sesuai dengan tujuannya, organisasi melakukan pengawasan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas sebuah aktivitas kerja di kantor pada rentang waktu tertentu. Untuk menghasilkan pengukuran yang baik, evaluasi harus di dasarkan pada data yang akurat. Kontrol terhadap kualitas mencakup evaluasi atas keakuratan pekerjaan yang dilakukan, dan kontrol kuantitas lebih mengarah pada kuantifikasi komponen-komponen evaluasi agar tujuan yang ditetapkan dapat tercapai.

1.        Teknik pengawasan kualitas

Beberapa cara atau teknik yang dapat dilakukan dalam melakukan pengawasan kualitas (leonard dan Hilgert (2004) adalah:

Ø  Inspeksi total, berupa pengecekan menyeluruh terhadap seluruh unit kerja atau tugas yang dilakukan oleh pegawai dan menjelaskan apakah standar kualitas minimum sudah tercapai dan bila belum bagaimana memperbaikinya. Misalnya, dengan melakukan pengecekan ulang terhadap hasil pengetikan suatu proposal apakah sesuai dengan kaidah EYD atau penghitungan ulang terhadap tagihan yang akan dikirimkan ke pelanggan. Namun teknik ini kurang efektif jika frekuensinya terlalu sering, apalagi tanpa alasan yang kuat; karena pegawai akan merasa terlalu diawasi sehingga membuat suasana kerja tidak kondusif;

Ø  Pengecekan pada area tertentu, dilakukan melalui pengecekan kinerja pegawai di suatu departemen atau divisi tertentu, seperti departemen keuangan, yang dilakukan secara periodik. Penggunaan komponen statistik akan menambah validitas data yang diperoleh dalam fungsi pengawasan;

Ø  Pengontrolan kualitas dengan statistik. Apabila inspeksi total belum diperlukan dan pengecekan pada divisi tertentu akurat, manajer dapat menggunakan teknik ini dengan memakai data yang berbasis sampel yang dipilih untuk menjamin validitas dan reliabilitas hasil pengukuran.

Ø   Kesalahan Nihil, merupakan teknik preventif terhadap potensi kesalahan yang dilakukan oleh pegawai sejak pertama kali mengerjakan tugasnya. Hal ini juga dapat memotivasi pegawai untuk selalu bebas dari kesalahan. Teknik ini diterapkan, mereka seyogyanya diberikan imbalan yang setimpal atas tiadanya kesalahan yang dilakukan dan peningkatan kinerja yang telah dilakukan.

10.              Pengawasan Kuantitas

Untuk memulai pengontrolan, hendaknya organisasi mulai dengan mengumpulkan data aktivitas di kantor dan dijadikan dasar untuk penetapan standar kualitas. Pengukuran ini didesain untuk mendefinisikan dan menggambarkan apa yang diharapkan dari pelaksanaan sebuah kerja, baik dari pegawai maupun dari pihak organisasi. Seperti biasanya, dari waktu ke waktu volume pekerjaan berfluktuasi. Ketersediaan data yang terukur akan menjadi informasi yang berguna bagi pengelolaan kerja, terutama bagi pekerjaan yang berfluktuasi.

1.    Mengontrol Fluktuasi

Untuk mengontrol fluktuasi pekerjaan kantor, beberapa tindakan yang dapat dilakukan (Quible, 2001 dan Odgers, 2005) antara lain;

Ø  Overtime, banyak perusahaan yang menambah jam kerja (lembur) untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan deadline yang terbatas atau karena volume pekerjaan yang menumpuk. Misalnya, banyak pekerjaan di organisasi atau bank akan meningkat volumenya menjelang akhir tahun (tutup buku), karena  adanya keharusan untuk mempertanggung jawabkan dengan kinerjanya kepada stakeholders. Walaupun hal ini dapat di antisipasi dengan menyusun laporan secara periodik, namun fenomena ini tidak dapat dihindari. Untuk itu, manajer harus menyadari adanya potensi penurunan produktivitas jika terdapat penambahan jam kerja bagi pegawai karena rasa lelah yang menyertainya.

Ø   Temporary help, Jika penambahan jam kerja kuran memadai atau kurang tepat dilakukan, pemakaian tenaga temporer dalam menghadapi peak season dapat dilakukan. Dapat dibayangkan jika Matahari deparment store menghadapi musim lebaran atau liburan akan dibanjiri konsumen yang berbelanja. Solusi yang paling tepat adalah dengan mengangkat tenaga temporer dengan durasi kerja sepanjang peak season yang diperkirakan akan terjadi.

Ø   Part-timer hel,. Jika fluktuasi terjadi secara reguler, menyewa tenaga paruh waktu juga dapat dilakukan. Misalnya, pada ruang baca FE UNAIR yang mempunya jam kerja panjang (7.00-19.00) akan membutuhkan tenaga paruh waktu yang membantu dalam melayani mahasiswa antara pukul 16.00 – 19.00.

Ø   Floating work uni,. Beberapa organisasi telah mengembangkan unit kerja yang akan dipakai jika mereka memang diperlukan dalam penyelesaian proyek dengan volume kerja yang tinggi atau time limit yang terbatas.

Ø   Cycle billin,. Banyak organisasi yang mempunyai jumlah pelanggan yang besar mengimplementasikan teknik ini untuk mengurangi antrian layanan yang akan dilakukan. Misalnya, pada bank BNI di loket pembayaran listrik akan dibagi per-kelurahan dengan waktu layan yang berbeda. Kelurahan Airlangga dan Gubeng di surabaya akan dilayani pada tanggal 1-10 setiap bulannya, dan kelurahan-kelurahan lainnya pada tanggal yang lain untuk mengurangi antrian layanan, mengingat kecenderungan sebagian besar pelanggan PLN akan membayar mendekati deadline pembayaran yang ditentukan.

11.              Metode Pengawasan Alternatif

Beberapa isu strategis perlu dipertimbangkan oleh manajer dalam melaksanakan fungsi pengawasan, seperti tujuan dari pelaksanaan, seperti tujuan dari pelaksanaan kontrol, kepercayaan terhadap sistem kontrol, sikap manajer dan pegawai, frekuensi pelaksanaan, dan sumber juga data yang digunakan untuk pengawasan. Selain jenis pengawasan di atas, Cascio (2003) juga mengajukan dua metode pengawasan alternatif, yaitu:

1.      Behaviour-oriented rating methods, yang merupakan metode penilaian kinerja yang berorientasi pada perilaku pegawai, dengan membandingkan kinerja karyawan yang satu dengan yang lain. Ada 4 teknik yang dapat digunakan:

Ø  Teknik deskripsi. Penilai memberikan deskripsi terhadap bawahannya mengenai kekuatan, kelemahan, dan potensi dari pegawai yang dinilai. Namun sistem ini reliabilitasnya kurang, mengingat setiap penilai mempunyai penekanan dan subjektivitas tersendiri terhadap masing-masing pegawai.

Ø  Teknik rangking, dengan menyebutkan pegawai mana yang berkinerja paling bagus, dan seterusnya. Pemberian rangking ini bisa melibatkan tim penilai atau dari masing-masing supervisor.

2. Behavioral checklist, yaitu teknik yang menyediakan daftar perilaku yang berkaitan dengan pekerjaan, dan tugas penilai adalah memilih pernyataan mana yang sesuai dengan kondisi kinerja pegawai. Biasanya teknik ini menggunakan skala Likert untuk mendeskripsikan kinerja seorang pegawai, dan Stockford dan Bissel (1949) menyatakan bahwa teknik ini lebih dapat diandalkan dibandingkan teknik evaluatif (baik buruk).

Tabel contoh behavioral checklist

Unsur penilaian	Sangat setuju	setuju	Netral	Tidak setuju	Sangat tidak setuju
Pegawai ini menyiapkan kerjanya dengan baik
Pegawai ini mudah di ajak berkomunikasi
Pegawai ini mempunyai ide yang bagus
Pegawai ini menguasai pekerjaannya dengan baik

3.Teknik skala penilaian secara grafis, yang relatif banyak digunakan pada organisasi atau perusahaan (landy dan Rastegary, 1988). Walaupun teknik ini kurang detail, namun mudah digunakan dalam waktu yang singkat. Teknik ini juga mudah untuk di analisis secara kuantitatif, dan banyak tim penilai lebih dapat menerima karena reliabilitas dan validitasnya relatif teruji (Cascio, 1996). Tabel mengilustrasikan teknik ini.

Tabel contoh skala penilaian secara grafis

Unsur penilaian	Tingkat kinerja
	Kurang memuaskan	Lumayan	Memuaskan	Sangat memuaskan	mengagumkan
Kehadiran
Penampilan
Kualitas kerja
Pengetahuan kerja
Dapat diandalkan

3. Behavioral anchored rating scales (BARS), merupakan variasi dari teknik sebelumnya. Keuntungan utama dari teknik ini adalah adanya pendeskripsian perilaku mana yang dapat dikategorikan sebagai prestasi kerja yang memuaskan, sedang-sedang saja, dan kurang memuaskan. Namun teknik ini membutuhkan usaha yang lebih banyak untuk mengembangkan skala yang dapat diterima oleh semua pihak.

4. Results-oriented rating methods, merupakan metode yang menitikberatkan pada hasil dari kerja yang dibebankan kepada pegawai. Ada 2 teknik yang dapat digunakan, yaitu:

Ø  Management by objectives, yang didasarkan pada penetapan tujuan bagi organisasi secara keseluruhan, bagi masing-masing departemen atau divisi, maupun masing-masing pegawai. Teknik ini tidak mengukur perilaku pegawai, namun kontribusi mereka terhadap organisasi (campbell, dunnette, lawler dan weick, 1970). Sebelum menentukan tujuan, manajer harus mendiskusikan tujuan umum apa yang akan dicapai untuk periode waktu tertentu (tiap kwartal, semester, atau tahunan). Selanjutnya pembuatan rencana mengenai bagaimana  dan kapan tujuan tersebut akan tercapai, dan terakhir persetujuan mengenai kapan akan dimulainya upaya tersebut.

Ø  Work planning and review, menitikberatkan pada periodisitas penilaian rencana kerja oleh tim penilai dan bawahan untuk mengidentifikasi tujuan yang tercapai, masalah yang harus dipecahkan, dan training yang diperlukan (meyer, kay, dan french, 1965).

Share this post