makalah tentang pengordinasian

PENGORGANISASIAN KANTOR

PEMBAHASAN........................................................................................................ 1

1.      Pengorganisasian Kantor................................................................................. 1

1.1 Pengertian Organisasi dan Pengordinasian .............................................. 1

1.2 Prinsip-prinsip Organisasi.......................................................................... 2

1.3 Keputusan Utama Organisasi.................................................................... 3

1.4 Pengertian Sistem, Prosedur,Metode serta Teknik.................................... 4

     1.4.1 sistem................................................................................................. 4

     1.4.2 Prosedur............................................................................................ 4

     1.4.3 Metode.............................................................................................. 4

     1.4.4 Teknik................................................................................................ 4

1.5 Pengertian Sistem Perkantoran.................................................................. 4

1.6 Pentingnya Sistem dan Prosedur Pengaturan dan Perkerjaann kantor...... 5

1.7 Manfaat Sistem dan Prosedur................................................................... 6

1.8 Asas Perorganiasasian Pekerjaan Kantor................................................... 6

     1.8.1 Sentralisasi......................................................................................... 6

     1.8.2 Kombinasi......................................................................................... 7

     1.8.3 desentralisasi..................................................................................... 8

PEMBAHASAN

1.  Pengorganisasian Kantor

1.1.   Pengertian organisasi dan pengorganisasian

Organisasi dalam bahasa yunani yaitu organon yang berarti alat adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah untuk tujuan bersama. Baik dalam pengunaan sehari-hari maupun ilmiah, istilah ini digunakan dengan banyak cara.

Kelompok-kelompok kerjasama apapun bentuknya dan dalam bidang apapun dia bergerak lazim disebut dengan organsasi. Ini berarti bahwa masing-masing orang hanya mampu menghasilkan satu atau 2 jenis saja dari seluruh keutuhan hidup yang harus dipenuhinya. Dengan kata lain tingkat ketergantungan seseorang atau sekelompok orang terhadap orang atau kelompok lain menjadi semakin besar . Organsasi-organisasi yang dapat dijumpai saat ini jauh lebih banyak , lebih bervariasi, dan lebih kompleks dibanding dengan apa yang dijumpai oleh nenek moyang kita ratusan tahun yang lalu.Perkembangan organisasi yang sangat pesat itu dimungkinkan atas berkat adanya dukungan dari berbagai bidang lain: teknologi transportasi , komunikasi ,komputerisasi, dan lain lain.

Keberadaan berbagai macam organisasi ditengah masyarakat secara langsung dan tak langsung telah mampu meningkatkan taraf hidup masyarakat serta banyak keuntungan dan kemudahan yang saat ini dirasakan oleh masyarakat. Organisasi menciptakan situasi saling ketergantungan dan mengharuskan para anggota bekerjasama satu sama lain dalam satu kelompok .

 Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya organisasi yaitu seperti uang, material, mesin, metode, lingkungan, sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang dipergunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Pengorganisasian adalah suatu proses pembagian kerja atau pengaturan kerja bersama dari para anggota suatu organisasi. Dalam suatu pengorganisasian pada prinsipnya berguna untuk menunjukkan cara-cara tentang upaya pemberdayaan sumber daya manusia agar dapar bekerja sama dalam suatu sistem kerja sama dengan harapan dapat mencapai tujuan organisasi. Untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien, maka pengorganisasian dapat dimaknai sebagai berikut:

1.    Cara manajemen merancang struktur formal untuk menggunakan yang paling
efektif sumberdaya-sumberdaya keuangan, fisik, bahan baku, dan tenaga kerja organisasi.

2.    Pengelompokan kegiatan-kegiatan yang diikuti dengan penugasan seseorang
pimpinan yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok.

3.    Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas, dan para karyawan.

4.    Cara pimpinan dalam membagi tugas-tugas lebih lanjut yang harus dilaksanakan
pada masing-masing unit kerja dengan cara mendelegasikan wewenangnya.

1.2.   Prinsip – prinsip dasar organisasi

Keberhasilan organisasi ditentukan oleh banyak faktor yang diantaranya adalah penerapan berbagai prinsip dasar organsasi yang dimaksud prinsip dasar ialah berbagai aspek yang diperhatikan dalam proses kerjasama sehingga organisasi berjalan lancar dan mencapai tujuan yang ditentukan.

J.J.W. Neuner dan L.B. Keeling, menyatakan ada delapan prinsip organisasi perkantoran yang esensial meliputi:

1.  Prinsip tujuan

                        Tujuan organisasi perkantoran atau kelompok fungsi dalam organisasi perkantoran mesti dirumuskan dan dimengerti oleh setiap personalis. Tujuan yang dimengerti akan berubah menjadi motivasi untuk mencapainya.

2.    Prinsip kesatuan fungsi

Setiap organisasi perkantoran terdiri atas sejumlah fungsi yang mesti bekerja sama untuk mencapai tujuan utama organisasi perkantoran itu. Organisasi perkantoran merupakan suatu system yang terdiri atas sejumlah fungsi yang saling berhubungan dengan saling mempengaruhi dalam mencapai tujuan.

3.    Prinsip hubungan individual

Organisasi perkantoran yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang mesti melaksanakan pekerjaan. Kendatipun organisasi perkantoran itu merupakan sebuah system, namun individu-individulah yang menyelesaikan pekerjaannya masing-masing.

4.    Prinsip kesederhanaan

Organisasi perkantoran yang efektif bekerja berdasarkan atas kesederhanaan dan interelasi yang jelas. Kesederhanaan memudahkan para pelaksana untuk memahaminya, sedangkan interelasi yang jelas mengurangi keraguan.

5.    Prinsip wewenang sepadan dengan tanggung jawab

Setiap orang dalam organisasi perkantoran mesti diberi wewenang yang sesuai dengan tugas tanggung jawabnya sehingga ia dapat bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya tersebut.

6.    Prinsip laporan kepada atasan tunggal

Agar tiap personalia mengetahui dengan jelas kepada siapa ia melapor, maka tiap petugas dalm organisasi perkantoran tersebut harus menerima perintah dari dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan.

7.    Prinsip kepengawasan dan kepemimpinan

Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif mesti ditegakan sehingga tujuan organisasi perkantoran itu dapat tercapai. Pengawasan yang efektif akan mencegah perubahan arah dalam mencapai tujuan. Sementara itu, pengawasan yang efektif pun merupakan proses belajar bagi organisasi di waktu yang akan datang.

8.    Prinsip jangkauan pengawasan

Agar pengawasan dan kepemimpinan dalam organisasi perkantoran efektif, jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung dari seorang menejer kantor atau seorang pengawas seyogyanya dibatasi, semakin jauh pengawasan menejer kantor semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan kemampuan pengawasan. Gejala ini melahirkan apa yang disebut hukum semakin berkurangnya tambahan kemampuan pengawasan. Pada awalnya tambahan kemampuan pengawasan itu akan meningkat sampai mencapai titik optimum pengawasan. Setelah itu tambahan kemampuan pengawasan tersebut akan semakin berkurang, hingga akhirnya mencapai titik 0 (bahkan negatif atau kekecauan pengawasan).

Kebanyakan ahli menejemen melihat 12 hingga 15 bawahan sebagai jangkauan maksimum pada tingkat organisasi rendahan. 5 hingga 6 orang bawahan pada tingkat tinggi. Namun demikian berkat perkembangan teknologi khususnya komputer elektronika dan system mesin dengan pelaksanaan bawahan yang kurang lebih serupa melalui prosedur pengawasan rutin, jumlah bawahan yang dapat diawasi seorang atasan dapat bertambah. Teknologi dapat mendorong sentralisasi mamajemen.

1.3  Keputusan utama Organisasi

Yang dimaksud keputusan utama organisasi ialah proses pemilihan diantara berbagai alternative yang tersedia atau proses pemikiran dan tindakan yang menghasilkan pilihan tingkah laku.

Pada sebuah organisasi peran pengambilan keputusan utama sangat berpengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilaksanakan.
Secara terperinci tahap – tahap pengambilan keputusan utama dijelaskan sbb:

1.      Indentifikasi masalah atau penetuan tujuan yang hendak dicapai lewat keputusan yang akan diambil

2.      Pengembangan atau pencarian berbagai alternative yang dapat diambil

3.      Penilaian terhadap berbagai alternative yang sudah dikembangankan

4.      Menentukan pilihan yang terbaik

5.      Melaksanakan pilihan yang sudah ditentukan

6.      Melakukan pemantauan terhadap pelaksanaan keputusan

1.4. Pengertian Sistem, Prosedur, dan Metode serta Teknik

Ada beberapa fungsi di dalam organisasi, dimana setiap bagian mempunyai aktivitas dan deskripsi kerja masing-masing yang berbeda. Namun sesungguhnya setiap bagian harus saling terintegrasi guna mencapai tujuan yang lebih optimal. Saling keterkaitan antar bagian yang membentuk suatu kesatuan itulah yang disebut dengan sistem. Adanya sistem yang baik akan menunjang kelancaran di berbagai fungsi sehingga kinerja setiap bagian menjadi lebih baik.

1.4.1.Sistem

Sistem adalah suatu rangkaian prosedur yang telah merupakan suatu kebulatan untuk melaksanakan sesuatu fungsi meliputi berbagai prosedur dan metode dalam mengklasifikasikan surat-surat, memberi kode-kode tertentu, menyimpan dalam berkas, memeliharanya secara tepat, cara-cara menyingkirkan dan memusnahkan surat-surat.

1.4.2.Prosedur

Prosedur adalah rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap. Atau prosedur juga dapat diartikan sebagai serangkaian dari tahapan-tahapan atau urutan-urutan dari langkah-langkah yang saling terkait dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.

1.4.3.Metode

Metode adalah suatu cara yang menjadi pasti untuk mengerjakan atau meyelesaikan suatu pekerjaan. Jadi metode kerja atau cara kerja di dalam kantor sangat menentukan efisiensi kerja.

1.4.4.Teknik

Teknik adalah bidang yang memberikan dasar yang kuat untuk berbagai jenis karir. Baik jika Anda ingin menjadi seorang ahli geologi, insinyur luar angkasa ataupun desainer perabot, gelar teknik adalah tempat untuk memulainya.

1.5. Pengertian Sistem perkantoran

Sistem Perkantoran adalah urutan baku operasi-operasi dalam kegiatan perusahaan khusus dan berkenaan dengan bagaimana operasi-operasi itu dilaksanakan maupun dimana dan bilamana dilaksanakan.

Jadi adalah menjadi kewajiban pertama manajer untuk melakukan perencanaan terhadap system perkantoran pada perusahaannya. Dan menurut George R.Terry , perencanaan system perkantoran adalah aktivitas-aktivitas mengenai pekerjaan perkantoran apa yang akan dilaksanakan, bilamana, dimana, dan bagaimana cara melaksanakannya. Atau secara lebih terinci menyangkut penetapan tujuan, haluan, sistem, prosedur, dan metode yang perlu dilaksanakan dalam kaitanya dengan:

1.    Pekerjaan rutin dan arus lalu lintas pekerjaan perkantoran

2.    Rancangan dan pemakaian Formulir perkantoran

3.    Penggunaan mesin dan Perlengkapan kantor

Struktur sistem informasi pada dasarnya dibedakan menjadi dua yaitu sistem yang terstruktur (formal) dan sistem yang tidak terstruktur (non formal). Sistem formal adalah sistem yang berjalan menurut norma-norma organisasi yang berlaku pada semua orang, sesuai dengan kedudukannya dalam organisasi. Sistem ini tergantung kepada tugas, wewenag, dan tanggung jawab yang dibebankan kepada pemegang jabatan organisasi. Sistem nonformal adalah sistem yang berlaku di lingkungan organisasi melalui saluran-saluran tidak resmi, tetapi mempunyai pengaruh cukup kuat dalam kehidupan organisasi yang bersangkutan (Gordon,1999).

Sistem informasi manajemen berusaha untuk menggabungkan keduanya dengan bertumpu pada norma organisasi dalam mendukung kegiatan organisasi. Dengan demikian diharapkan sistem formal dapat menjadi subsistem terutama keberhasilan organisasi bukan hanya perorangan tetapi hasil kerjasama seluruh organisasi.

1.6.Pentingya Sistem dan Prosedur Pengaturan Pekerjaan Kantor

Prosedur perkantoran atau sistem perkantoran adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di dalam mana pekerjaan dilakukan dan berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, dimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya. Sistem perkantoran adalah penting, karena sistem perkantoran yang baik akan mendatangkan banyak keuntungan terhadap perusahaan itu sendiri,yaitu:

1.    Mengakibatkan pekerjaan kantor menjadi lebih lancar (artinya arus pekerjaan yang lebih baik).

2.    Memberikan pengawasan yang lebih baik mengenai apa yang dilakukan dan bagaimana pekerjaan tersebut dilakukan.

3.    Mengakibatkan penghematan dalam biaya tetap dan biaya tambahan.

4.    Mengakibatkan koordinasi yang lebih baik di antara bagian-bagian yang berlainan.

5.    Membantu dalam latihan pegawai-pegawai

6.    Dihubungkan dengan formulir perkantoran, alat pekerjaan tata usaha yang penting.

1.7.Manfaat Sistem dan Prosedur

                        Manfaat adanya sistem dan prosedur didalam sbuah perkantoran antara lain, yaitu :

1.  Untuk kelancaran pekerjaan perkantoran dan mencegah kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan

2.  Pengurangan keterlambatan dan hambatan

3.  Kontrol yang lebih baik terhadap pekerjaan

4.  Penghematan tenaga kerja dan biaya tata usaha

5.  Koordinasi berbagai seksi dan bagian dalam organisasi

6.  Kemudahan dalam melatih para pegawai tata usaha

1.8. Asas Pengorganisasian Pekerjaan Kantor / judul besar

Kantor mempunyai kedudukan sebagai sebuah satuan atau unit dalam suatu organisasi. Segenap kerja ketata usahaan atau pekerjaan kantor yang dilakukan dalam suatu organisasi harus  pula diorganisir, yaitu dibagi-bagi, disusun dalam kerangka hubungan-hubungannya satu sama lain. Dalam hubungannya dengan unit-unit organisasi yang ada di dalam organisasi secara keseluruhan, maka pengorganisasian pekerjaan kantor dapat memakai asas :

1.8.1. Sentralisasi ( pemusatan ).

Semua kerja perkantoran yang ada dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri di samping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan operatif. Apabila organisasi yang bersangkutan sangat besar, sehingga kegiaatan perkantoran sangat luas, satuan pelayanan yang dibentuk dapat lebih dari satu buah. Misalnya bagian surat menyurat tersendiri, bagian kearsipan tersendiri, bagian pengetikan tersendiri, dan seterusnya. Masing-masing bagian secara sentral melayani seluruh satuan organinsasi dalam lingkungan tugasnya itu. Bagian pelayanan ini disebut bagian tata usaha atau sekretariat. Dalam asas sentralisasi, misalnya jika pada penyimpanan arsip, maka secara sentral semua pekerjaan arsip untuk seluruh kantor di bagian arsip tertentu dan dibina oleh seorang pemimpin bagian arsip.

Asas sentralisasi mempunyai beberapa kebaikan bagi pelaksanaan pekerjaan kantor diantaranya adalah :

1.    Cara kerja dengan mudah dapat diseragamkan ;

2.    Pengawasan mudah dilakukan:

3.    Penggunaan peralatandan perabotan kantor dapat dihemat;

4.    Beban kerja pekerjaan kantor dapat diadakan pembagian secara lebih merata;

5.    Penggunaan tenaga kerja dapat diadakan pengaturan yang lebih luwes.

Asas ini juga mengandung beberapa kelemahan yang mendasar antara lain adalah:

1.    Tidak mungkin menampung pekerjaan yang cukup banyak pada waktu yang bersamaan, misalnya pada akhir tahun anggaran dimana diperlukan penyelesaian laporan kegiatan dari berbagai unit. Akibatnya penyelesaian pekerjaan unit yang bersangkutan mengalami kelambatan.

2.    Unit pengelola pekerjaan kantor sering tidak memahami kebutuhan yang memperlancar pelaksanaan pekerjaan unit yang bersangkutan. Bila hal ini terjadi, maka pelaksanaan pekerjaan unit yang bersangkutan akan mengalami hambatan.

3.    karena unit pengelola pekerjaan kantor mempunyai kewenangan yang secara langsung atau tidak dapat menentukan kelancaran pekerjaan unit lain, berubah menjadi unit yang minta dilayani.

1.8.2. Kombinasi ( campuran ).

Dalam prakteknya jarang sekali suatu organisasi melaksanakan kegiatan perkantoran dipusatkan sepenuhnya ataau dipisah sepenuhnya. Asas sentralisasi dan desentralisasi sering dipakai secara bersama. Dengan tujuan untuk mengambil "keuntungan" dari masing-masing asas tersebut, dan menghindari kelemahan masing-masing, sehingga dengan demikian akan memperoleh kemudahan dan kelancaran dalam pelaksanaan pekerjaan perkantoran. Dengan dikombinasikan keduanya asas sentralisasi dan desentralisasi, arsip pribadi pimpinan tiap-tipa bagian dibuat. Disamping arsip-arsip yang ada pada tiap bagian, terdapat pula "Kelompok Arsip sentral" yang memuat semua bahan-bahan yang ada dalam seluruh organisasi secara keseluruhan. Organisasi yang besar, dalam arti cukup komplek pekerjaan kantor yang dijalankannya, biasanya memerlukan satuan atau unit pelayanan pusat untuk melaksanakan dan bertanggung jawab mengenai segi-segi ketatausahaan yang terdapat pada seluruh organisasi. Sebaliknya sebagian kegiatan ketatausahaan yang tidak tepat jika dipusatkan tetap akan dikerjakan oleh masing-masing satuan organisasi yang bersangkutan.

Satuan organisasi yang menanggani pekerjaan tata usaha pusat biasanya mempunyai tugas pokok sebagai berikut :

1. Melaksanakan sejumlah aktivitas tertentu yang sebaiknya dipusatkan antara lain :

1.    Melayani pembuatan barang cetakan, misalnya kartu, formulir, blangko dan sebagainya.

2.    Pengadaan dan pembagian perabotan, peralatan, bahan dan mesin-mesin kantor.

3.    Memberikan bimbingan dan pengawasan terhadap pelaksanaan kerja perkantoran yang tersebar di segenap satuan organisasi lainnya.

4.    Satuan pelayanan pusat dalam bidang perkantoran hendaklah dipimpin oleh orang yang benar-benar ahli dalam bidang adminitrasi perkantoran, yang disebut manajer kantor. Seorang manajer seharusnyalah mempunyai pengetahuan yang luas mengenai segala sesuatu tentang adminitrasi perkantoran. Misalnya: organisasi kantor, perbekalan kantor, tata hubungan kantor, tata kearsipan, tata ruang kantor, metode kerja perkantoran, pengawasan pekerjaan tata usaha. Perlu diperhatikan bagi para manajer kantor yaitu masalah sampai seberapa jauh penerapan salah satu asas pengorganisasian pekerjaan kantor tanpa mengabaikan asas yang lain. Sifat pekerjaan kantor adalah sifat rutin dan sifat sementara. Sifat rutin adalah pekerjaan tersebut selalu dilakukan setiap hari, sedangkan sifat sementara dilakukan hanya sekali saja bila ada akantetapi dengan jangka waktu yang lama.

1.8.3. Desentralisasi ( pemencaran ).

Masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi di samping melaksanakan tugas-tugas induknya juga melakukan semua kerja perkantoran yang terdapat dalam lingkungan sendiri. Misalnya bagian personalia suatu organisasi melaksanakan pula pekerjaan-pekerjaan korespondensi, pengetikan dan memperbanyak warkat dan pekerjaan dan pekerjaan pengurusan warkat yang ada dalam lingkungannya. Pimpinan masing-masing bagian mempunyai arsip mereka sendiri dan masing-masing bagian mempunyai arsip sendiri pula. Penggunaan asas ini mempunyai beberapa kebaikan yaitu:

1.    dapat memperlancar pekerjaan pokok bagi instansi yang mempunyai unit-unit yang tersebar di beberapa tempat.

2.    dapat melayani kebutuhan-kebutuhan khusus bagi unit-unit yang bersangkutan.

3.    menumpuknya pekerjaan pada saat-saat tertentu seperti biasa terjadi pada asas sentralisasi dapat dihindarkan.

Asas desentralisasi pun mempunyai beberapa kelemahan, antara lain adalah :

1.    memerlukan biaya yang cukup besar, karena diperlukan peralatan yang sejenis yang jumlahnya lebih dari satu. Misalnya instansi yang bersangkutan mempunyai lima unit, maka harus disediakan mesin foto copy lima buah, padahal mungkin dalam pelaksanaanya kapasitas mesin foto copy tersebut tidak digunakan secara penuh.

2.    Memerlukan tenaga yang banyak untuk mengoperasikan peralatan kantor. Memerlukan tenaga yang banyak dan biaya yang besar untuk keperluan mengoperasikan peralatan kantor dan jasa pengawasan pelaksanaan pekerjaan kantor tersebut.

Share this post