definisi organisasi perkantoran dan jenis organisasi perkantoran
PENGORGANISASIAN PERKANTORAN
1. Pengertian Organisasi dan Perkantoran
Pada dasarnya organisasi ada karena organisasi mempersatukan sumber-sumber dan potensi individu-individu. Dua orang yang bekerja sama akan lebih mudah melakukan pekerjaannya dibandingkan bila seorang diri melakukannya. Akan tetapi untuk mencapai tujuan melalui kerja sama ada aturannya dan mereka berusaha mengkoordinasikan kegiatan dan kebutuhannya.
Sebab jika salah seorang tidak bergerak, maka sasaran atau tujuan tidak akan tercapai sesuai dengan apa yang diimpikan. Dapat dikatakan bahwa organisasi merupakan alat untuk mencapai tujuan, karena organisasi itu mengejar tujuan dan sasaran yang dapat dicapai secara lebih efisien dan lebih efektif dengan tindakan yang dilakukan secara bersama-sama (Gibson, 1984).
2. Prinsip Organisasi Perkantoran
J.J.W. Neuner dan L.B. Keeling, Modern Office Management, D.B. Taraporevala
Sons & Co., Private Ltd, Bombay, 1970, Menyatakan ada delapan prinsip
organisasi perkantoran yang esensial meliputi:
2.1. Prinsip Tujuan
Tujuan organisasi perkantoran atau kelompok fungsi dalam organisasi perkantoran mesti dirumuskan dan dimengerti oleh setiap personalis. Tujuan yang dimengerti akan berubah menjadi mitivasi untuk mencapainya.
2.2. Prinsip Kesatuan Fungsi
Setiap organisasi perkantoran terdiri atas sejumlah fungsi yang mesti bekerja sama untuk mencapai tujuan utama organisasi perkantoran itu. Organisasi perkantoran merupakan suatu system yang terdiri atas sejumlah fungsi yang saling berhubungan dengan saling mempengaruhi dalam mencapai tujuan.
Tujuan organisasi perkantoran atau kelompok fungsi dalam organisasi perkantoran mesti dirumuskan dan dimengerti oleh setiap personalis. Tujuan yang dimengerti akan berubah menjadi mitivasi untuk mencapainya.
2.2. Prinsip Kesatuan Fungsi
Setiap organisasi perkantoran terdiri atas sejumlah fungsi yang mesti bekerja sama untuk mencapai tujuan utama organisasi perkantoran itu. Organisasi perkantoran merupakan suatu system yang terdiri atas sejumlah fungsi yang saling berhubungan dengan saling mempengaruhi dalam mencapai tujuan.
2.3. Prinsip
Hubungan Individual
Organisasi perkantoran yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang mesti melaksanakan pekerjaan. Kendatipun organisasi perkantoran itu merupakan sebuah system, namun individu-individulah yang menyelesaikan pekerjaannya masing-masing.
2.4. Prinsip Kesederhanaan
Organisasi perkantoran yang efektif bekerja berdasarkan atas kesederhanaan dan interelasi yang jelas. Kesederhanaan memudahkan para pelaksana untuk memahaminya, sedangkan interelasi yang jelas mengurangi keraguan.
2.5. Prinsip Wewenang Sepadan dengan Tanggung Jawab
Setiap orang dalam organisasi perkantoran mesti diberi wewenang yang sesuai dengan tugas tanggung jawabnya sehingga ia dapat bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya tersebut.
2.6. Prinsip Laporan Kepada atasan Tunggal
Agar tiap personalia mengetahui dengan jelas kepada siapa ia melapor, maka tiap petugas dalm organisasi perkantoran tersebut harus menerima perintah dari dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan.
2.7. Prinsip Kepengawasan dan Kepemimpinan
Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif mesti ditegakan sehingga tujuan organisasi perkantoran itu dapat tercapai. Pengawasan yang efektif akan mencegah perubahan arah dalam mencapai tujuan. Sementara itu, pengawasan yang efektif pun merupakan proses belajar bagi organisasi di waktu yang akan datang.
2.8. Prinsip Jangkauan Pengawasan
Agar pengawasan dan kepemimpinan dalam organisasi perkantoran efektif, jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung dari seorang menejer kantor atau seorang pengawas. Semakin jauh pengawasan menejer kantor semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan kemampuan pengawasan.
Organisasi perkantoran yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang mesti melaksanakan pekerjaan. Kendatipun organisasi perkantoran itu merupakan sebuah system, namun individu-individulah yang menyelesaikan pekerjaannya masing-masing.
2.4. Prinsip Kesederhanaan
Organisasi perkantoran yang efektif bekerja berdasarkan atas kesederhanaan dan interelasi yang jelas. Kesederhanaan memudahkan para pelaksana untuk memahaminya, sedangkan interelasi yang jelas mengurangi keraguan.
2.5. Prinsip Wewenang Sepadan dengan Tanggung Jawab
Setiap orang dalam organisasi perkantoran mesti diberi wewenang yang sesuai dengan tugas tanggung jawabnya sehingga ia dapat bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya tersebut.
2.6. Prinsip Laporan Kepada atasan Tunggal
Agar tiap personalia mengetahui dengan jelas kepada siapa ia melapor, maka tiap petugas dalm organisasi perkantoran tersebut harus menerima perintah dari dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan.
2.7. Prinsip Kepengawasan dan Kepemimpinan
Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif mesti ditegakan sehingga tujuan organisasi perkantoran itu dapat tercapai. Pengawasan yang efektif akan mencegah perubahan arah dalam mencapai tujuan. Sementara itu, pengawasan yang efektif pun merupakan proses belajar bagi organisasi di waktu yang akan datang.
2.8. Prinsip Jangkauan Pengawasan
Agar pengawasan dan kepemimpinan dalam organisasi perkantoran efektif, jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung dari seorang menejer kantor atau seorang pengawas. Semakin jauh pengawasan menejer kantor semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan kemampuan pengawasan.
3. Macam-Macam Bentuk Struktur Organisasi
Adapun terdapat beberapa macam bentuk struktur organisasi yaitu :
3.1 Organisasi Lini
Organisasi Garis atau Lini adalah suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang langsung secara vertical dan sepenuhnya dari kepemimpinan terhadap bawahannya
Bentuk lini juga disebut bentuk lurus atau bentuk jalur. Bentuk ini merupakan bentuk yang dianggap paling tua dan digunakan secara luas pada masa perkembangan industri pertama. Organisasi Lini ini diciptakan oleh Henry Fayol.
Ciri-ciri :
1. Hubungan antara pimpinan & bawahan masih bersifat langsung melalui satu garis wewenang.
2. Selain top manajer , manajer dibawahnya hanya sebagai pelaksana.
3. Jumlah karyawan sedikit.
4. Sarana dan alatnya terbatas.
5. Bentuk lini pada perusahaan perseorangan, pemilik perusahaan adalah sebagai top manajer.
6. Organisasi kecil.
Gambar struktur organisasi Lini dan
Staf
3.2. Organisasi
Lini dan Staf
Organisasi Lini dan Staf adalah kombinasi dari organisasi lini dan organisasi
fungsional. Pelimpahan wewenang dalam organisasi ini berlangsung secara
vertikal dari seorang atasan pimpinan hingga pimpinan dibawahnya. Untuk
membantu kelancaran dalam mengelola organisasi tersebut seorang pimpinan
mendapat bantuan dari para staf dibawahnya. Tugas para staf disini adalah untuk
membantu memberikan pemikiran nasehat atau saran-saran, data, informasi dan
pelayanan kepada pimpinan sebagai bahan pertimbangan untuk menetapkan suatu
keputusan atau kebijaksanaan. Pada struktur organisasi ini Hubungan antara
atasan dengan bawahan tidak secara langsung.
Ciri-ciri :
1. Hubungan atasan dan bawahan tidak seluruhnya secara
langsung.
2. Karyawan banyak.
3. Organisasi besar.
4.
Ada dua kelompok kerja dalam
organisasi sehingga ditekankan adanya spesialisasi:
a. Personel lini
b. Personel staf
3.3.
Organisasi Fungsional
Organisasi fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor yaitu suatu bentuk organisasi di mana kekuasaan pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat yang memimpin satuan di bawahnya dalam satuan bidang pekerjaan tertentu. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubunganya dengan fungsi atasan tersebut.
Ciri-ciri :
1. Organisasi kecil
2. Di dalamnya terdapat kelompok-kelompok kerja staf ahli.
3. Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas.
4. Target yang hendak dicapai jelas dan pasti.
5. Pengawasan dilakukan secara ketat.
Organisasi fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor yaitu suatu bentuk organisasi di mana kekuasaan pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat yang memimpin satuan di bawahnya dalam satuan bidang pekerjaan tertentu. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubunganya dengan fungsi atasan tersebut.
Ciri-ciri :
1. Organisasi kecil
2. Di dalamnya terdapat kelompok-kelompok kerja staf ahli.
3. Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas.
4. Target yang hendak dicapai jelas dan pasti.
5. Pengawasan dilakukan secara ketat.
Gambar struktur organisasi
Fungsional
3.4. Organisasi Lini dan Fungsional
Organisasi Lini dan Fungsional adalah organisasi yang masing-masing anggota mempunyai wewenang yang sama dan pimpinannya kolektif. Organisasi Komite lebih mengutamakan pimpinan, artinya dalam organisasi ini terdapat pimpinan “kolektif/ presidium/plural executive” dan komite ini bersifat managerial. Komite dapat juga bersifat formal atau informal,komite-komite itu dapat dibentuk sebagai suatu bagian dari struktur organisasi formal, dengan tugas-tugas dan wewenang yang dibagi-bagi secara khusus.
Ciri-ciri :
1. Tidak tampak adanya pembedaan tugas pokok dan bantuan.
2. Spesialisasi secara praktis pada pejabat fungsional.
3. Pembagian kerja dan wewenang tidak membedakan perbedaan tingkat eselon.
4. Strukutur organisasi tidak begitu kompleks. Biasanya terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara, ketua-ketua seksi, dan para perugas.
5. Struktur organisasi secara relatif tidak permanea. Organisasi ini hanya dipakai sesuai kebutuhan atau kegiatan.
6. Tugas pimpinan dilasanakan secara kolektif
7. Semua anggota pimpinan mempunyai hak, wewenang dan tanggung jawab yang sama.
8. Para pelaksana dikelompokkan menurut tugas-tugas tertentu dalam bentuk satgas.
Organisasi Lini dan Fungsional adalah organisasi yang masing-masing anggota mempunyai wewenang yang sama dan pimpinannya kolektif. Organisasi Komite lebih mengutamakan pimpinan, artinya dalam organisasi ini terdapat pimpinan “kolektif/ presidium/plural executive” dan komite ini bersifat managerial. Komite dapat juga bersifat formal atau informal,komite-komite itu dapat dibentuk sebagai suatu bagian dari struktur organisasi formal, dengan tugas-tugas dan wewenang yang dibagi-bagi secara khusus.
Ciri-ciri :
1. Tidak tampak adanya pembedaan tugas pokok dan bantuan.
2. Spesialisasi secara praktis pada pejabat fungsional.
3. Pembagian kerja dan wewenang tidak membedakan perbedaan tingkat eselon.
4. Strukutur organisasi tidak begitu kompleks. Biasanya terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara, ketua-ketua seksi, dan para perugas.
5. Struktur organisasi secara relatif tidak permanea. Organisasi ini hanya dipakai sesuai kebutuhan atau kegiatan.
6. Tugas pimpinan dilasanakan secara kolektif
7. Semua anggota pimpinan mempunyai hak, wewenang dan tanggung jawab yang sama.
8. Para pelaksana dikelompokkan menurut tugas-tugas tertentu dalam bentuk satgas.
Gambar struktur organisasi Lini dan
Fungsional
3.5. Organisasi Matrik
Organisasi matrik disebut juga sebagai organisasi manajemen proyek yaitu organisasi di mana penggunaan struktur organisasi menunjukkan di mana para spesialis yang mempunyai ketrampilan di masing-masing bagian dari kegiatan perusahaan dikumpulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan
Organisasi matrik digunakan berdasarkan struktur organisasi staf dan lini khususnya di bidang penelitian dan pengembangan.
Organisasi matrik akan menghasilkan wewenang ganda di mana wewenang horisontal diterima manajer proyek sedangkan wewenang fungsionalnya yaitu sesuai dcngan keahliannya dan tetap akan melekat sampai proyek selesai, karena memang terlihat dalam struktur formalnya. Sebagai akibat anggota organisasi matrik mempunyai dua wewenang, hal ini berarti bahwa dalam melaksanakan kegiatannya para anggotanya juga harus melaporkan kepada dua atasan
Gambar struktur organisasi Matrix
Organisasi matrik disebut juga sebagai organisasi manajemen proyek yaitu organisasi di mana penggunaan struktur organisasi menunjukkan di mana para spesialis yang mempunyai ketrampilan di masing-masing bagian dari kegiatan perusahaan dikumpulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan
Organisasi matrik digunakan berdasarkan struktur organisasi staf dan lini khususnya di bidang penelitian dan pengembangan.
Organisasi matrik akan menghasilkan wewenang ganda di mana wewenang horisontal diterima manajer proyek sedangkan wewenang fungsionalnya yaitu sesuai dcngan keahliannya dan tetap akan melekat sampai proyek selesai, karena memang terlihat dalam struktur formalnya. Sebagai akibat anggota organisasi matrik mempunyai dua wewenang, hal ini berarti bahwa dalam melaksanakan kegiatannya para anggotanya juga harus melaporkan kepada dua atasan
Gambar struktur organisasi Matrix
3.6. Organisasi Komite
Organisasi komite adalah bentuk organisasi di mana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat, yang berupa komite atau dewan atau board dengan pluralistic manajemen
Organisasi komite terdiri dari :
1. Executive Committe (Pimpinan komite)
Yaitu para anggotanya mempunayi wewenang lini
2. Staff Committee.
Yaitu orang-orang yang hanya mempunyai wewenang staf.
0 Response to "definisi organisasi perkantoran dan jenis organisasi perkantoran"
Post a Comment