cara menyiapkan rapat yang efektif "kesekretariatan"

A.  Pengertian Rapat

Rapat adalah suatu perkumpulan orang yang membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu masalah atau melakukan perundingan demi memperoleh suatu hasil yang disepaklati bersama.

 Rapat adalah pertemuan atau kumpulan orang dalam organisasi baik itu perusahaan maupun instansi pemerintah dalam situasi formal maupun non formal untuk membicarakan atau merunding dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.

B.   Tujuan Rapat

-          Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.

-          Untuk menyampaikan informasi, perintah maupun pernyataan.

-          Sebagai alat koordinasi antara intern maupun ekstern.

-          Agar peserta rapat dapat berpartisipasi pada masalah yang sedang terjadi.

-          Mem,persiapkan suatu acar atau kegiatan.

C.  Jenis rapat yang dapat diurus

-          Rapat berdasarkan tujuan

1.      Rapat penjelasan

Rapat penjelasan ialah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan untuyk menyampaikan penjelasan kepada para peserta rapat.

2.      Rapat pemecahan masalah

Rapat pemecahan masalah ialah rapat yang bertujuan untuk memecahkan masalah yang sedang terjadi.

3.      Rapat perundingan

Rapat perundingan ialah rapat yang diselenggarakan untuk tujuan menghindari suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.

-          Rapat berdasarkan sifat

1.      Rapat formal

Rapat formal; ialah suatu rapat yang dilaksanakn dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku dan semua peserta rapat memperoleh ubndangan.

2.      Rapat informal

Rapat informal ialah rapat yang dilaksanakan secara tidak reesmi dan tidak beedasarkan pada suatu rencana yang bersifat resmi.

3.      Rapat terbuka

Rapat terbuka ialah rapat yang dihadiri oleh seluruh anggota organisasi. Materi yang dibahas merupakan masalah yang bukan bersifat rahasia.

4.      Rapat  tertutup

Rapat tertutup ialah rapat yang diselenggarankan untuk kalangan tertentu dalam suatu organisasi. Materi rapat biasanya merupakan masalah yang bersifat rahasia.

-          Berdasarkan jangka waktu

1.      Rapat mingguan

Rapat mingguan ialah rapat yang diselnggarakan rutin setiap minggu, guna membahas masalah yang bersifat biasa.

2.      Rapat bulanan

Rapat bulanan ialah rapat yang diselengaran setiap bulan, guna membahas masalah mmasalah yang sifatnya bisasa.

3.      Rapat smester

Rapat semester ialah rapat yang diselenggakan setiap enam bulan sekali, guna mengadaklan evaluasi kerja selama setengah tahun serta menentukan rencana rencana berikutnya untuk enam bulan berikutnya.

4.      Rapat tahunan

Rapat tahunan ialah rapat yang diselenggarakan setahun sekali guna mengadakan evaluasi kerja dan rencana kerja jangak pendek dan jangka panjang.

-          Berdasarkan ferekuensi

1.      Rapat rutin

Rapat rutian ialah rapat yang waktunya sudah tertentu atau biasa. Misalnya mingguan atau bulanan.

2.      Rapat insidental

Rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu.

-          Berdasarkan nama

1.      Rapat kerja

Rapat atau pertemuan para karyawan atau pimpinan guna hal hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.

2.      Rapat dinas

Rapat dinas ialah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau pekerjaan.

D.  Skedul rapat

Ø  Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat

Ø  Menentukan peserta rapat

Ø  Membuat undangan rapat

Ø  Membuat daftar hadir rapat

Ø  Mempersiapkan bahan rapat

Ø  Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat

Ø  Mempersiapkan ruang rapat

Ø  Akomodasi/penginapan

Ø  Konsumsi

Ø  Transportasi

Ø  Pengecekan persiapan terakhir, check list

E.   Peralatan yang dibutuhkan saat rapat

1. Papan tulis, alat tulis serta penghapus.
2. LCD projector dan layarnya.
3. Sound sistem dan mic.
4. Video shooting atau handy cam.
5. Kamera.
6. Tape recorder dan kaset.
7. Map atau bahan bahan rapat.

F.   Ruangan rapat

Ruangan rapat menjadi hal terpenting ketika kita ingin menyelenggarakan suatu rapat. Ruang rapat merupakan tempat dimana diselenggarakan suatu forum diskusi antara peserta dan pimpinan rapat. Seorang sekretaris perlu mengetahui ruangan yang sesuai utuk rapat yang akan diselenggarakan , sehingga seorang sekretasis bisa menyewa hotel atau menyiapkan ruang rapat yang sudah ada dikantor. Hal hal yang perlu diperhatikan saat mempersiapkan ruangan rapat antara lain yaitu:

1. Memberi ruangan yang aman dan nyaman bagi peserta rapat.
2. Cahaya penerangan untuk ruangan rapat.
3. Ventilasi udara harus yg efektif.
4. Pengaturan posisi tempat duduk pimpinan dan peserta rapat.
5. Penempatan peralatan pendukung jalannya rapat.

Berikut merupakan beberapa contoh  susunan meja rapat yang bisa dipakai ketika seorang sekretaris ingin menyiapkan ruangan  ruang rapat :

1. Susunan meja berbentuk huruf V

2. Susunan meja berbentuk huruf U

3. Susunan meja berbentuk 180 derajat

4. Susunan meja berbentuk jajar genjang

5. Susuna meja berbentuk persegi

G.  Peran Sekretaris dalam bertindak saat rapat dan setelah rapat

Dalam hal ini peran seorang sekretaris sangat lah penting ketika berjalannya rapat, berikut adalah tugas sekretaris ketika rapat dan setelah rapat :

 Selama rapat sekretaris mempunyai tugas antra lain.

-          Membuat catatan

Apabila dalam rapat terjadi pengambilan keputusan melalui pemungutan suara, maka sekretaris mencatat siapa-siapa yang setuju dan yang tidak setuju dan mencatat  hasil kesepakatan.

-          Membuat notulen

Berkaitan dengan menghubungi dan menyiapkan notulen, sekretaris yang akan memimpin rapat dapat menentukan siapa yang bertugas sebagai notulen (jika tidak ada, sekretaris harus mampu sekaligus menjadi notulen), dapat memahami prinsip dasar tugas seorang notulen, serta menyiapkan perlengkapan yang diperlukan seorang notulen untuk membuat notula diantaranya:

-          Judul rapat.

-          Tanggal, aktudan tempat rapat

-          Daftar nama peserta rapat

-          Catatan atau isi rapat

Setelah rapat selesai, seorang sekretaris masih mempunyai tugas yang harus diselesaikan, diantaranya:

-          Pengiriman notulen

Notulen yang sudah disetujui pimpinan rapat, dikirim kepada peserta rapat, karena notulen sangat penting untuk tindak lanjut

-          Ucapan terima kasih

Dalam rapat resmi ucapan terima kasih sangat diperlukan, terutama bagi pejabat yang dirasa terhormat telah hadir untuk mensukseskan rapat. Peserta rapat dan panitia serta semua pihak yang telah mendukung terselenggaranya rapat.

H.  Menyelenggarakan Rapat yang Efektif

Berikut merupakan cara cara melaksanakan rapat dengan efektif:

a.       Mulailah pada waktu yang ditentukan

Jangan biarkan orang-orang duduk menunggu orang yang terlambat datang. Mulailah pertemuan anda tepat pada waktunya.

b.      Jelaskan agenda

Jelaskan maksud pertemuan itu dan sebutkan agendanya secara singkat, dengan menjelaskan segala hal yang masih ada keraguan.

c.       Cegah penyimpangan masalah

Meskipun anda harus memberi waktu yang cukup untuk membahas setiap pokok masalah pada agenda, anda harus mencegah adanya penyimpangan dari masalah. Kendalikan rapat dengan berpindah dari satu pokok masalah ke pokok masalah berikutnya. Tentukan apakah anda akan diatur oleh waktu atau meneruskan diskusi sampai tercapainya kesepakatan.

d.      Buat ringkasan secara tetap

Ringkaskan hasil dan keputusan secara teratur sewaktu rapat berlangsung sehingga semua orang sepenuhnya mengetahui keputusan yang dibuat dan kemajuan yang dicapai.

e.       Membicarakan masalah lain

Setelah semua agenda yang ditentukan telah ditangani, tanyakan apakah masih ada masalah lain dan bahaslah topik yang timbul itu.

f.       Selesaikan rapat pada waktunya

Pastikan bahwa anda menyelesaikan rapat pada waktunya. Urusan yang belum terselesaikan dapat ditangani pada rapat lain. Usahakan agar semua agenda diliputi dalam batas waktu yang ditentukan.

g.      Bagikan risalah rapat secepatnya

Bagikan risalah rapat sesegera mungkin . Juga beritahu orang lain secepat mungkin mengenai keputusan yang ada pengaruhnya terhadap mereka.

I.     Kesimpulan

Sekretaris yang professional harus memiliki skill yang bagus serta cekatan dalam menjalankan tugasnya seperti mengatur jalannya rapat mulai dari mempersiapkan, pelaksanaan, sampai mencatat hasil rapat. Maka seorang sekretaris harus mmengetahui tatacara dan hal – hal apa saja yang harus ada dan perlu diperhatikan demi kelancaran rapat tersebut, dan rapat merupakan suatu hal yang penting untuk dilakukan baik diperusahaan maupun di institut pemerintahan, karna dengan diadakan nya rapat maka akan menimbulkan rasa kebersamaan dalam menyelesaikan suatu masalah.

Share this post